Прежде чем идти в ивенты, проверьте себя на практике
Юлия Евтушенко поступила в Wordshop на ивент-менеджмент, а закончила PR. Сейчас Юлия продюсирует мероприятия для проектов компании RX. Мы поговорили с Юлией о том, почему ивентщикам важно проходить стажировки, и о том, из чего состоит жизнь ивент-менеджера.
Юля, расскажи, пожалуйста, о себе. Как ты пришла учиться в Wordshop?
Я всегда любила всё, что связано с коммуникациями и PR. И в Академию Коммуникаций я пришла, чтобы попасть в эту сферу. До этого я работала с человеком из списка Forbes 100. Сначала как персональный ассистент, а потом занималась организацией мероприятий — стратегическими сессиями и внутренним обучением для топ-менеджеров компании в Италии. Я жила на площадке, отвечала за логистику, за всё мероприятие, за коммуникацию с внешними подрядчиками. Но потом я захотела расширить поле деятельности. Я понимала, что моей стрессоустойчивости и смекалки хватит для того, чтобы пойти дальше.
Я пришла в Wordshop на ивент-менеджмент, а закончила PR. Занятия на ивентах мне не подходили по времени и хотелось больше практики. В жизни я много училась, и поняла, что вечное студенчество очень засасывает, надо просто брать и делать.
В итоге я использую знания, полученные на факультете PR, как вспомогательный инструмент. Мне нравится это направление, но работать пиарщиком я бы все же не хотела. Я люблю организовывать весь процесс и быть в полях, а не сидеть за компьютером.
Свою нынешнюю работу в RX я нашла с помощью Wordshop. Сейчас я работаю с B2B и продюсирую мероприятия для международного проекта MAPIC Russia, а также других проектов компании. Пишу программу, тексты, ищу спикеров и организую всё, что вокруг этого.
Когда я начала развиваться в этой сфере, у меня быстро пошёл карьерный рост в компании. В итоге я поняла, что уже могу предлагать Светлане Майбродской (директору Wordshop) коллаборацию. Ивенты ведь бывают разными — B2B, B2C, внутренние. Разного формата, разной направленности. И студентам ивент-факультета очень нужна практика, потому что пока вживую не попробуешь организовать и провести мероприятие, не поймешь, что это такое.
Поэтому я предложила ребятам прийти и посмотреть, как все проходит на самом деле. Потому что все выглядит безумно красиво и торжественно, когда листаешь сайт или смотришь премии, читаешь интервью с лидерами рынка… Но в реальности все немного иначе. Если за два месяца до Международной выставки и форума по торговой недвижимости и ритейлу MAPIC Russia я не могла дождаться, когда будут премия и гала-ужин, то в день гала-ужина я еле дошла до него и ушла буквально через семь минут. На проекте было очень много стресса — накладка на накладке, которые не зависели от меня, – поэтому на ужин просто не хватило сил.
В общем, приглашая студентов на стажировку, моя задача заключалась в том, чтобы ребята вживую познакомились с организацией мероприятий и точно понимали, в каком направлении они хотят работать. К тому же не у всех есть должный уровень стрессоустойчивости.
В ивентах важен некий пофигизм, сочетающийся с ответственностью. То есть ты не должен обращать внимание на сложности: есть проблема — надо её решать. Не надо впадать в панику, в депрессию и говорить, что только у тебя такое может случиться. Просто нужно брать это всё и решать по факту.
Это не каждому дано, и не каждый может заниматься мероприятиями. И еще я быстро поняла, что чистый PR — не мое: я не готова тратить много времени на стратегию и аналитику. А вот использовать его как инструмент — мне очень интересно. Так что практика — это лучший способ понять, нужно ли идти в ту или иную сферу и как использовать полученные знания.
Подвожу итог: нужно пробовать разные аспекты профессии, понимать, где ты лучше всего можешь проявиться, и, соответственно, уже решать: либо идёшь развивать эти лучшие качества и дополнять их тем, чего у тебя нет; либо принимаешь решение, что уходишь в направление, где эти качества будут наиболее востребованы.
Да. Нужно смотреть на то, что ты можешь, и ни в коем случае не насиловать себя. Я противник идеи «преврати хобби в профессию». У кого-то хобби — вязать, но это не значит, что человек должен открывать завод по вязанию. Но можно этому хобби посвятить свободное время, чтобы это было в кайф.
Мне кажется, что профессия — это там, где ты просто хорошо выполняешь свою работу. Ты понимаешь, что можешь делать это, и дальше нужно эти навыки развивать.
Я не могу сказать: «Мне безумно нравится организация мероприятий». На самом деле, на площадке я просто выполняю тяжелую и ответственную работу. Мне очень интересно анализировать, наблюдать, где можно что-то исправить. И на самом деле, очень хорошо, когда есть такие моменты, когда идёт что-то не так. Это источник для роста. Потом это можно превратить в свою сильную сторону.
Мы уже обсуждали, что во время учебы люди все же зачастую видят внешнюю оболочку. А тем более, когда просто смотрят со стороны, думают: «Как классно организовывать ивенты!» А что больше всего изнутри поражает, когда начинаешь организовывать мероприятия?
Не могу сказать, что поразило, но важным открытием для меня было то, что в организации мероприятий больше рутинной работы. Само мероприятие — только верхушка айсберга — проходит где-то за два дня. А подготовка занимает, например, пять месяцев. Это если мы говорим о деловой программе.
Еще очень важно подбирать команду. В моем случае — стажеров.
Есть разные типы руководителей. Есть руководители, которые занимаются микроменеджментом. Это распространённый тип руководителя на постсоветском пространстве — «никто не знает лучше меня, надо всех проконтролировать десять раз». Такой тип руководства не подходит для самостоятельных активных людей, потому что их напрягает тотальный контроль. Когда человек работает на своем месте, ему можно подсказывать что-то вначале, но постоянно стоять над головой нельзя — это приведёт к плохим результатам. А есть, наоборот, люди, которым нужно, чтобы им постоянно давали указания и говорили: «Вот это так, вот это тогда, вот это сделай!»
Оказалось, мало кто умеет подбирать людей и разбирается с типами руководителей и тем, какие ему нужны люди.
Мне с ребятами очень повезло, и мне очень понравилось с ними работать. У нас сложился диалог. Когда я рассказывала им про задачи, ребята не были пассивными, а тут же шли дальше и дополняли меня: «Юля, надо ещё вот это сделать». Это здорово, когда ты что-то объясняешь, а человек тут же на ходу учится и идет дальше. Таким людям в команде реально можно доверять и делегировать им задачи. В ивентах это особенно важно, потому что в таком хаосе, который всегда царит на площадках, ты не можешь физически всё держать под контролем.
Есть закон Миллера — 5 плюс 2, то есть ты можешь контролировать в голове максимум семь вещей. Если их больше, то всё, система распадается. К сожалению, для ивентщиков этот закон тоже работает.
Когда мы договаривались о главной теме нашего интервью, ты правильно отметила, что в ивентах, как и в других сферах, принято говорить в основном о хороших практиках. А вот о факапах говорят редко, хотя это, в общем-то, самое интересное. С какими подобными ситуациями ты сталкивалась?
Таких ситуаций бывает очень много со спикерами. Например, на одном из последних мероприятий у меня было 50 спикеров, один из них — из Лондона. Он работал директором по маркетингу в компании, которая продаёт матрасы номер один в Америке. В какой-то момент он решил выйти из компании и создать своё маркетинговое агентство direct to customers (когда бренд сам производит, продвигает и продает свой продукт). Это очень интересная, но успешная практика, которая мало где есть и с которой мы хотели познакомить наших слушателей.
Из-за ковида мы до последнего сомневались в его приезде. А буквально перед майскими Россия дала зелёный коридор подданным Великобритании на въезд в Россию, но только на перелёт прямым рейсом или через страны, с которыми тоже был открыт зелёный коридор. Спикер оформил визу, благополучно купил билеты Лондон—Москва и, в общем-то, летел к нам на конференцию хедлайнером маркетинговой сессии.
В итоге получилось так, что он взял билет с пересадкой в Польше, с которой у нас сейчас нет прямого сообщения. В Шереметьево его не пропустили через паспортный контроль, он полетел в Молдавию. И в итоге так и не попал к нам. Даже по Zoom не получилось подключиться из-за технических неполадок.
На том же мероприятии у меня произошли накладки еще с несколькими спикерами: одна наша гостья в десять вечера сообщила, что у нее форс-мажор; другая утром попала в ДТП и приехала за 20 минут до окончания сессии (Несмотря на ДТП, она успела выступить и сделала это просто шикарно – я получила очень много благодарных отзывов о ее выступлении).
Вторая неприятность — завышенные ожидания участников мероприятий. Например, мы фотографируем мероприятия и получаем фотографии через два дня после того, как пройдёт конференция. А уже в день завершения мероприятия кто-то из участников начинает мне писать и просить срочно прислать фото. То же повторяется на следующий день. И все это накладывается на то, что я в огне и у меня даже на обед не хватает времени.
Третья — когда профильный специалист по каким-то причинам не может прийти на мероприятие. На одном мероприятии мы остались без техника, и его роль выполняла я. Наш компьютер не тянул, презентации жили своей жизнью, и я была полностью прикована компьютеру. У меня вообще не было времени что-то сделать. И это еще в совокупности с тем, что спикеры нередко приходят на мероприятия с переделанными презентациями либо присылают их в ночи.
Еще бывает так, что спикеры путают день или формат мероприятия. Однажды у меня на сессии был спикер на инвалидной коляске. Я обсудила с площадкой, чтобы ему создали комфортные условия для перемещения, пишу в день мероприятия, чтобы все подтвердить, и тут выясняется, что он думал, что сессия на следующий день. В итоге он все же успел приехать, хоть и под конец сессии. Бывало и так, что у спикера накануне умирал кто-то из родственников.
Что в этом случае делать? Как к такому можно подготовиться морально? Как вообще всё это предвидеть и как следует реагировать?
Решать приходится в моменте. Главное — не паниковать, а просто делать всё, что ты можешь сделать в данный момент, не думая ни о чем и ни о ком (кто и что подумает). Анализировать и разбирать ситуацию можно после: почему так произошло, кто виноват и как поступать в следующий раз. А в конкретном случае просто брать ситуацию в руки и делать всё, что от тебя зависит.
Может, есть какие-то лайфхаки, которые появились у тебя за это время и которые ты будешь использовать в следующий раз для таких мероприятий?
Я за то, чтобы каждый выполнял свою работу, и за разделение обязанностей. Не нужно надеяться только на свои силы. Да, как руководитель ивент-менеджер должен уметь все. Но это нужно, чтобы встать у руля во время форс-мажоров или просто показать кому-то, как это делать. Так что первый лайфхак — всегда вникать в процесс, знать, как делается все от начала до конца.
Второй момент: практика показывает, что на мероприятиях лучше не пожалеть денег и нанять специалистов. Дополнительные руки очень важны. А расходы на оплату труда людей не так велики по сравнению с репутационными рисками. Почему-то у нас в стране об этом не думают. Наверное, потому, что где мы, а где устойчивое развитие. Люди живут в моменте: сейчас заработаем, а там разберёмся.
Поэтому надо всё-таки думать на перспективу. Пускай вы проведёте какое-то мероприятие в ноль, но зато вы заработаете репутацию, а потом в следующий раз, заработаете гораздо больше денег. Поэтому команда очень важна. Это должны быть грамотные специалисты.
К сожалению, у нас пока далеко не везде команде уделяется должное внимание. Я видела небольшие компании, которые делали большие мероприятия, но внутри у них всё было очень печально, потому что людей попросту использовали — платили мало, хотели много. Естественно, люди были недовольны, но все же оставались там работать. В результате в коллективе возникала очень нездоровая атмосфера. А мне кажется, это всегда приводит к плохим последствиям.
В таких компаниях можно поработать немного для опыта, но я все же рекомендую всегда ценить свой труд.
А как ты психологически восстанавливаешься после мероприятий? Ведь это же тяжелый труд, особенно, когда происходят срывы с точки зрения спикеров. Ты же не можешь просто взять первого попавшегося человека, посадить на место спикера и исправить ситуацию?
Сначала расскажу про то, как решаются ситуации с форс-мажорами спикеров.:)
На самом деле, я за то, чтобы у ивентщика была запасная база спикеров. К тому же, всегда есть эксперты, которые готовы присоединиться к мероприятию в последний момент. Например, если человек написал мне, когда уже все спикеры подобраны, я стараюсь вежливо сказать ему об этом. И потом, если просходит форс-мажор, у меня всегда есть контакты людей, которых я буду звать в первую очередь.
А во время сессии вопрос решается уже с помощью модератора. У нас очень хорошая система: полуторочасовая сессия, которая сочетает в себе 12-минутные выступления, вопросы и дискуссии. Тон дискуссии задаёт модератор. В основном мы приглашаем модераторов из консалтинговых компаний, они обычно очень хорошо управляют дискуссиями. А если уже накануне понятно, что могут быть накладки с несколькими спикерами, то я прошу модератора подготовить интересную аналитику по теме. Это позволяет занять время полезной информацией и закрыть “пробел” в программе.
Теперь вернемся к психологическому восстановлению после мероприятия, особенно после факапов. Есть способы морально восстановиться?
Я для себя нашла этот способ —йога.
Более того, ко мне на премии подошёл один из модераторов, он из большой пятёрки, такой вежливый-вежливый: «Юля, я слышал, что у вас что-то с техникой. Но ничего, это, наоборот, придало мероприятию живости. Вы это всё записывайте, потом сможете как коуч это всё рассказывать». В этом он был абсолютно прав. Помню, я после одного такого сложного мероприятия подошла к ребятам-стажёрам и спросила их: «Ну что, как вам деловое мероприятие? Хотите в них остаться?» И они призадумались. Немногие осознанно идут в ту или иную профессию, как правило, в ивенты часто приходят с розовыми мечтами. И после одного проведенного мероприятия буквально сходят с ума, потому что не могут выдержать стресс и психологическую нагрузку.
Мне помогло то, что я прошла хорошую школу у своего бывшего босса. Там было всё очень жёстко: у нас вычитали из премии по 20000 рублей, если что-то шло не так, даже не по нашей вине. Такая закалка помогла мне в дальнейшем справляться морально с любыми трудностями.
В ивентах не нужно ничего принимать близко к сердцу. Впечатлительные люди вряд ли смогут работать в этой сфере. Поэтому очень классно проводить такие стажировки, чтобы люди понимали, куда они идут, с чем они сталкиваются. Да, это внешне очень красиво, но внутри всегда очень много нюансов и подводных камней.
Последний вопрос про подборку ресурсов. За чем, за кем ты следишь? Где вдохновляешься? Может, есть сайты, блоги, фильмы, в которых профессия показана более-менее реалистично?
Фильмами можно только вдохновиться на первых порах творческого пути. Для пиарщиков есть замечательный фильм «Плутовство, или хвост виляет собакой» с Де Ниро. Но на фильмы я бы не рассчитывала. Жизнь гораздо сложнее…
Ресурсы да — надо постоянно следить за трендами. У меня подписка на РБК (у них сейчас выходят неплохие обзоры по трендам). Обязательно читаю зарубежные ресурсы, например, подписана на The Economist – тоже там вдохновляюсь.
Моя профессиональная тема весьма специфическая — недвижимость и тренды. О ней мало информации. Мало исследований.
Поэтому смотрю конференции. Самые интересные сейчас происходят не на Западе, а на Востокк: в Сингапуре, в Китае. Всё мы применить не сможем, потому что всё равно менталитет разный. Тем не менее, их опыт нам интересен и полезен.
Но вообще, я сейчас пытаюсь в меньшей степени загружать себя информацией. Я всё-таки для себя приняла решение, что надо больше общаться с людьми, посещать мероприятия, потому что именно тогда приходят инсайты и идеи. Нужно путешествовать, насколько это возможно в нынешнее время.
Если мы говорим об ивентщиках, особенно о продюсерах, то запереть человека в офисе — это неправильно, потому что человек должен общаться, должен кайфовать, должен получать максимум радости от жизни. Тогда в его светлую голову будут приходить идеи.
Для меня лучший отдых – пойти погулять, пообщаться, посетить разные мероприятия, и тогда я могу за два часа выдать какой-то продукт, по крайней мере драфт. А если меня посадить за компьютер, я буду неделю сидеть без вдохновения. Так что впечатления и живая жизнь – это самый лучший источник вдохновения.
То есть должна быть практическая насмотренность?
Практическая насмотренность, любознательность. Нужно понимать, что в мире происходит, общаться больше с людьми, особенно, с иностранцами. Откроют границы — надо снова начать ездить. Я люблю путешествовать, прожила в Америке два года. Благодаря этому опыту я какие-то вещи делаю гораздо быстрее, чем другие. И работу я в последнее время часто меняла. И там, и там успела, знаю разные сферы профессии. Мне достаточно трёх месяцев поработать, пообщаться, посмотреть. И вот я уже понимаю, как живёт эта сфера, что там нужно делать, какие там подходы, что зайдёт, что не зайдёт.
Сейчас мир очень быстро меняется. Больше двух лет нельзя задерживаться на одном рабочем месте — начинается стагнация. Не только ивентщиков, но и вообще для тех, кто занимается коммуникациями… Нам всем постоянно нужны движение и общение с людьми, а не зависание в компьютерах. У тебя могут быть не такие глубокие знания, но своей энергией ты можешь гораздо больше сделать, нежели теоретик. Нравится — бери суть, не важно как – начинай делать.
Я довольно быстро поняла: надо просто брать и делать. Как говорится, “глаза боятся – руки делают”. Когда я пришла в новую компанию и мне дали неизвестное направление, я за два месяца изучила всю информацию и сделала программу. А потом у нас ушёл продюсер с позиции, которую я сейчас занимаю. Наняли другого человека – увы, она не прошла испытательный срок. Возникла ситуации, когда никого не могли найти, потому что раньше на этом месте работали люди из сферы недвижимости. Предложили мне. Я была очень благодарна руководству за доверие. Сначала волновалась: получится ли? Ничего – справилась: программу доделала, потом сделала вторую… Не упала в грязь лицом, даже получила очень хорошие отзывы от старших коллег. Оказалось, ничего сложного.
В заключении хочу сказать всем будущим студентам – учитесь и ничего не бойтись. Я желаю в дальнейшем Академии развивать практическую сферу, чтобы брали на практику пиарщиков и ивентщиков из индустрии. Чтобы люди понимали, что такое PR, что такое ивенты, и получали бы во время обучения актуальные знания.
